業務基準書の作成に取り掛かる際、まずは、業務基準書を作成するメンバーを選定することから始めます。その際、可能であればメンバーは専任とし、例えば「業務基準書作成委員会」のようなセクションを立ち上げると良いでしょう。

メンバー選定は、その企業・組織のトップが行うのがベストです。経営者が「業務基準書（業務マニュアル）が我が社にとって必要である」と考え、作成する強い意志を持っていることが極めて重要になるためです。
また、具体的な人選として、フロントライン（第一線の業務担当者）の参加が重要です。なぜなら、フロントラインのメンバーが、最も効果的な業務の推進方法を知っていることが多いからです。仕事上の知恵や工夫は、フロントラインのメンバーの頭の中にしかありません。それを業務基準書に落とし込み、ほかの社員が共有できるようにしていきます。

業務基準書の内容は、業種や企業規模、事業エリア、経営方針、業務の進め方などによって千差万別です。それは、業務基準書を作る目的や使い方が、企業によって異なるからです。企業・組織や店舗にとって最適な業務基準書を作成するために、どのような業務基準書が必要なのか、作成するうえでのコンセプトを明らかにしていきましょう。コンセプトづくりに必要なポイントは、次の5点です。

• 企業の理念・価値観
• 抱える問題点・課題
• 作成の目的
• 対象者
• 活用方法

きちんと業務基準書のコンセプトを設定しておけば、途中で目的を新しく付け加えたり、修正することになったりしても、軌道修正や優先順位の決定が簡単に、かつ、合理的に行えるようになります。
業務基準書は多くの人が関わりながら時間をかけて作成しますが、コンセプトを設定することで関係者の目線を合わせることに役立ちます。同じゴールに向かって取り組むことができる「羅針盤」の役割を果たしてくれるのです。

無印良品を運営する株式会社良品計画の松井忠三 元会長は「標準なくして、改善なし」とおっしゃっています。改善を進めていくうえでもし基準があれば、何をどのように変えるか、変えていくことでどのような効果を手に入れることができるのか、従業員も理解できるようになるのです。
業務基準書には業務手順はもちろん、業務の「意味・目的」も記載されています。従業員も業務の目的が理解できるので、それをベースに現状の業務とあるべき業務を整理することができ、それがやがて「改善の土壌」になっていきます。
松井氏は、”MUJIGRAM”の仕組みを日本の伝統芸能における「守破離」に例えています。守破離とは、「何かことを為す」ときは、まず、その教えを「守」り、型を自分自身で鍛錬、研究し、型を「破」っていきます。最後にそこから「離」れて、自由になるという考え方です。
業務基準書の活用も同様です。もともとある基準をいつまでも守っているだけではダメで、日々、業務を遂行する中で生まれたアイデアやノウハウを使いながら、現状の基準を「破」り、新しい基準としてブラッシュアップしていくことが重要なのです。
この守破離の思想に基づき、「型破り」をするからこそ、業務基準書は常にアップデートされていくのです。